Geweldig dat u overweegt een evenement of feest te organiseren! Het is verstandig om u van te voren te lezen over het wel of niet aan te vragen gemeentelijke vergunning.Vooral voor grotere evenementen is het nodig om een vergunning aan te vragen bij uw gemeenten. Vaak volstaat bij kleinere evenmenten een melding bij de gemeenten ook.
Moet ik een vergunning voor mijn feest of evenement aanvragen?
Wij zullen de vergunningen bespreken waar u het hoogstwaarschijnlijk mee in aanraking komt bij het organiseren van een evenement. Omdat vergunningen regionaal verschillen zullen wij niet in gaan op details. U kunt altijd navraag doen bij de gemeente of stad waar uw evenement zal plaatsvinden.
Vaak kunt u alle details rondom vergunningen op de website van uw gemeente terug vinden.
Besloten feest
U mag altijd een besloten tuinfeest organiseren. Als u van plan bent om muziek af te spelen dient u wel een ontheffing voor het ten gehore brengen van geluid aan te vragen. Hierin overlegt u op wat voor volume, en tot hoelaat, de muziek afgespeeld mag worden. Uiteraard is het verstandig om uw buurt altijd van te voren te informeren over eventuele geluidsoverlast.
Buurtfeest organisatie
Wanneer u een buurtfeest of een vrij toegankelijke activiteit organiseert heeft u soms een vergunning nodig. Als u van plan bent om muziek af te spelen dient u wel een ontheffing voor het ten gehore brengen van geluid aan te vragen. Hierin overlegt u op wat voor volume, en tot hoelaat, de muziek afgespeeld mag worden. Uiteraard is het verstandig om uw buurt altijd van te voren te informeren over eventuele geluidsoverlast.
Een buurtfeest is vergunningvrij wanneer er;
- Maximaal 100 personen tegelijkertijd aanwezig zijn.
- Het duurt niet meer dan één dag.
- Het vindt plaats tussen 9:00-23:00u.
- Het wordt niet op de rijbaan gehouden.
- Het belemmert het autoverkeer of scheepsvaart niet.
- Er geen versterkte muziek ten gehore gebracht wordt na 23:00 uur.
- Het geluidsniveau op de gevels van de dichtbij zijnde woning is niet hoger dan 70 dB(A).
- U verkoopt geen eten, alcoholhoudende drank of andere goederen.
- U maakt geen reclame om belangstellende van buiten aan te trekken.
- Het evenement incidenteel (eenmalig) is.
Voor evenementen in de openlucht moet u altijd per evenement een vergunning aanvragen. Wanneer u een evenement in een tijdelijk overkapping organiseert zoals bijvoorbeeld een feest tent voor meer dan 50 personen dient u bij de brandweer een tijdelijke gebruiksvergunning aan te vragen. Bij de aanvraag zal de brandweer om een brandcertificaat vragen. Deze brandcertificaten laten horen bij de specifieke tent die u bij ons huurt en kunnen wij u uiteraard aanleveren.
Evenementen organisatie
U kunt kleine en eenvoudige buitenevenementen gratis bij de gemeente melden. Dit moet u minimaal twee weken voor de uitvoer van uw evenement doen.
Wanneer u een evenement op een publiek toegankelijke plaats organiseert dient u een vergunning aan te vragen. De vergunninghouder is meestal degene die het evenement organiseert, hoogstwaarschijnlijk u dus. Deze is verantwoordelijk voor de veiligheid van de deelnemers en bezoekers van het evenement. De gemeente eist daarom soms een evenementenvergunning om er zeker van te zijn dat het evenement en de voorbereiding ervan op een verantwoorde manier wordt uitgevoerd. In de vergunning staan alle maatregelen beschreven die de organisatie van het evenement moet nemen om de openbare orde, gezondheid en (brand) veiligheid te waarborgen.
Ook staat hierin beschreven hoe eventuele incidenten moeten worden opgelost.
Hierbij eist de gemeente vaak een veiligheidsplan, draaiboek en risicoanalyse.
Maar in sommige gevallen voldoet een melding klein evenement ook. Het is verstandig om dit bij de gemeente waar u het evenement wilt houden na te vragen.
Wat zijn de eventuele kosten van een vergunning?
De kosten van een vergunning aanvraag zijn geheel afhankelijk van de eventuele risico’s die het evenement draagt. De gemeente deelt de evenementen daarom in verschillende risicoklasses (A,B en C) in. Deze kunt u via een Risicoanalyse invullen. Deze staat vaak op de website van de desbetreffende gemeente vermeld met de daarbij horende tarieven.
Versterkt Geluid
Wanneer u een commercieel evenement organiseert is het verstandig om na te gaan of u auteursrechten over de muziek moet betalen via Sabam (BE) of Buma (NL) . Wanneer u versterkt geluid afspeelt op uw evenement is er hoogstwaarschijnlijk ook een vergunning voor geluidoverlast nodig. Dit is een milieuvergunning en beperkt het aantal decibels waarop de muziek mag worden afgespeeld.
Soms is het ook niet verplicht om een milieuvergunning aan te vragen. Dit is dus goed om na te gaan bij uw gemeente.
Tenten, podia of stellingen op uw evenement?
Voor het plaatsen van een van deze materialen dient u toestemming aan te vragen bij de gemeente. U dient bij de aanvraag een plattegrond aan te leveren met de tent en de daar bijhorende afmetingen,certificaten en nooduitgangen/ evacuatierouters. De gemeente zal de plaatselijke brandweer vragen om de locatie en de constructies te inspecteren en veilig te verklaren.
Deze gegevens kunnen wij u uiteraard aanleveren wanneer de gemeente hierom vraagt.
Attracties of springkussens op uw evenement?
Bij een aanvraag van een evenementen vergunning vraagt de gemeente soms ook de attracties te weergeven op een plattegrond. Hiervoor heeft u ook de afmetingen nodig en soms (wanneer hier om gevraagd wordt een certificaat of RAS nummer).
Veiligheids certificaten
Wat zegt een certificaat en RAS nummer en wat is dit? Om een attractie te mogen verhuren dient hier een door een Nederlands bedrijf een veiligheidscertificaat voor uitgegeven te zijn.
Dit zorgt ervoor dat de attractie aan alle veiligheidseisen, waaraan een attractie in Nederland dient te voldoen, voldoet. Het is dus altijd van belang dat u bij een betrouwbare partner huurt. Er zijn helaas ook vele ongekeurde attracties en springkussens die in Nederland worden verkocht en verhuurt. Deze voldoen dus niet aan de eisen van warenwetbesluit attractie- en speeltoestellen en kunnen dus onveilig zijn. Vaak zit de vermelding van goedkeuring op de achterzijde van de attractie. Hier staan gegevens op waaronder de keuringsinstantie op vermeld.
RAS nummer
Kort gezegd worden toestellen voor ontspanning en vermaak waarbij mensen door mechanische energie worden bewogen door het warenwetbesluit attractie- en speeltoestellen beschouwd als attractietoestel. Denk hier bij aan een bungee trampoline waarbij de elastieken motorisch op spanning worden gezet, een rodeostier, een draaimolen, achtbaan, enz. Bij deze attracties krijgt een attractie verhuurder een uniek RAS nummer.
Deze attractietoestellen dienen afhankelijk van de complexiteit jaarlijks, 2-jaarlijks, of 3 jaarlijks gekeurd te worden door een daarvoor door de minister aangewezen keuringsinstantie (AKI). Bij deze periodieke keuring zal de AKI o.a. controleren of het toestel tevens ooit een ingebruiknamekeuring heeft gehad of een typekeuring.
Wanneer een gemeente vraagt om het aanleveren van een RAS Nummer dienen wij deze aan te leveren. Mocht het nummer (en dus de keuring op de attractie) verlopen, zijn mag de attractie niet worden ingezet tijdens het evenement.
Wanneer u een evementenvergunning aanvraagt en u een certifcaat of RAS nummer voor de desbetreffende attractie of springkussen nodig heeft kunt u deze uiteraard bij ons aanvragen.
Voeding op het evenement
Voor het bereiden van voedsel zijn strenge eisen verbonden. Het is van belang om bij de cateraar of uitbater van een eetkraam te vragen of deze over de nodige vergunning beschikt.
Zoals aangegeven verschillen de eisen vanuit de gemeente rondom aanvragen voor vergunningen. U kunt aan deze informatie dus geen rechten ontlenen. Wij raden altijd aan om bij evenementen op de website van de plaatselijke gemeente informatie aan te vragen.
